We nemen hier facility management van Concor Facility Services als voorbeeld om uit te leggen wat je kunt verwachten.
Facilitair management omvat verschillende aspecten, waaronder:
- Vastgoedbeheer: het beheer van gebouwen, inclusief onderhoud, renovatie en nieuwbouw.
- Huisvesting: het zorgen voor geschikte en veilige werkplekken voor medewerkers.
- Facility services: het leveren van facilitaire diensten zoals schoonmaak, catering, beveiliging, post en repro.
- Technisch beheer: het onderhouden van technische installaties en het oplossen van storingen.
- Energiebeheer: het beheren van het energieverbruik en het verminderen van de milieu-impact.
- Inkoop en contractmanagement: het inkopen van facilitaire diensten en het managen van contracten met leveranciers.
- Projectmanagement: het managen van facilitaire projecten, zoals verbouwingen, verhuizingen of nieuwe inrichtingen.
Het doel van facilitair management is het creëren van een optimale werkomgeving voor medewerkers, waarbij kostenbeheersing en duurzaamheid belangrijke aspecten zijn.
Stel je huurt ze in voor vastgoedbeheer, wat doet men dan?
Als je een facilitair management bedrijf of vastgoedbeheerder inhuurt, kunnen zij verschillende taken op zich nemen met betrekking tot het beheer van je vastgoed. Hieronder staan enkele van de taken die zij kunnen uitvoeren:
- Onderhoud en reparaties: Het faciliteren van regulier onderhoud en reparaties van de faciliteiten, inclusief het opstellen van onderhoudsplannen, het oplossen van storingen en het vervangen van defecte apparatuur.
- Kostenbeheersing: Het beheren van de kosten van het vastgoedbeheer, inclusief het onderhandelen over contracten met leveranciers en het optimaliseren van de kosten voor nutsvoorzieningen en onderhoud.
- Veiligheid en beveiliging: Het implementeren van veiligheids- en beveiligingsprotocollen, zoals toegangscontrole, alarmsystemen en brandveiligheid.
- Huurdersbeheer: Het beheren van huurders, inclusief het afhandelen van klachten en het uitvoeren van regelmatige inspecties om ervoor te zorgen dat huurders zich aan de huurovereenkomst houden.
- Administratief beheer: Het bijhouden van de administratie van het vastgoed, inclusief het opstellen van huurovereenkomsten, facturatie, rapportage en het bijhouden van de financiële administratie.
- Duurzaamheid en energiebeheer: Het implementeren van duurzaamheidsprogramma’s, inclusief het verminderen van de milieueffecten van het vastgoedbeheer en het optimaliseren van het energieverbruik.
Het inhuren van een facilitair managementbedrijf of vastgoedbeheerder kan helpen om de kosten te optimaliseren en de efficiëntie te verbeteren bij het beheer van je vastgoed.
Wat als je ze inhuurt voor contractmanagement?
Als je een facilitair managementbedrijf inhuurt voor contractmanagement, dan zullen zij verantwoordelijk zijn voor het beheer van alle contracten met leveranciers en dienstverleners die betrokken zijn bij de facilitaire diensten van je organisatie. Enkele van de taken die zij kunnen uitvoeren zijn:
- Contractonderhandelingen: Het onderhandelen over de voorwaarden van de contracten met leveranciers om ervoor te zorgen dat je organisatie de beste prijzen en voorwaarden krijgt.
- Contractbeheer: Het monitoren van de prestaties van leveranciers om er zeker van te zijn dat zij zich houden aan de overeengekomen contractvoorwaarden, zoals levertijden, kwaliteit van de dienstverlening, prijzen en garanties.
- Prestatiemanagement: Het monitoren van de prestaties van leveranciers om te bepalen of hun prestaties voldoen aan de eisen van je organisatie en om eventuele problemen of afwijkingen aan te pakken.
- Risicobeheer: Het identificeren en beoordelen van risico’s die voortvloeien uit contracten en leveranciers en het nemen van maatregelen om deze risico’s te verminderen.
- Contractadministratie: Het beheren van de administratieve taken die gepaard gaan met contractmanagement, zoals het opstellen van contracten, het bijhouden van contractwijzigingen, het bijhouden van facturen en betalingen, en het opstellen van rapporten over de contractprestaties.
Het inhuren van een facilitair managementbedrijf voor contractmanagement kan je organisatie helpen bij het stroomlijnen van de contractprocessen en het maximaliseren van de waarde die je organisatie haalt uit haar contracten met leveranciers en dienstverleners.
